No tengo tiempo, no sé en qué he perdido el día, no me ha cundido la mañana… ¿te suenan? A mi la verdad que sí. Son frases que he dicho muchas veces cuando me he agobiado al ver que mi lista de tareas no ha bajado al final del día.

Y todas giran en torno a una de esas pequeñas obsesiones que me persiguen: cómo mejorar mi productividad y hacer una mejor gestión del tiempo que dedico a mi trabajo.

No es la primera vez que hablo de productividad por aquí; otros días he hablado de reuniones productivas o de lo mal que usamos el correo electrónico. Pero esta vez toca hablar de productividad sin enfadarme, analizando cómo gestionar mejor nuestro tiempo y qué herramientas utilizar para no tirar por la borda las horas de trabajo.

Gestiona bien el tiempo

Coge tu tiempo, y tíralo por el retrete…

¿Qué es la gestión del tiempo?

Si tuviéramos que definir el concepto de manera simple y formal, podríamos decir que la gestión del tiempo es el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas que debe realizar.

No es lo mismo poco productivo que vago redomado... Y tú, ¿cómo gestionas tu tiempo? Clic para tuitearUna gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad y nuestra calidad de vida. Las personas poco productivas (no confundir con los vagos redomados), suelen ir como pollos sin cabeza, teniendo siempre la sensación de llegar tarde y mal a las cosas.

En Ensalza hace ya unos meses que implementamos un sistema de registro de tareas. No tenemos intención de controlarnos/latigarnos/fustigarnos con los tiempos que dedicamos a los proyectos; simplemente se trata de una manera cómoda de contabilizar en qué invertimos nuestro tiempo y buscar la mejor manera de optimizar el trabajo.

Gestión del tiempo eficiente = cliente contento Clic para tuitear

¿Cómo mejorar mi gestión del tiempo?

No tengo claro si viene de mi pasado ingenieril o de algún tipo de trauma infantil, pero cada vez que repito un proceso más de 3 veces me entran como picores y necesito buscar la manera de automatizar el proceso o mejorar la manera en que lo hago.

Para mi, existen 4 puntos clave que afectan a mi productividad. Y son las áreas en las que me centro para mejorar mi gestión del tiempo:

  1. Organización: cómo almaceno y proceso las tareas que tengo que hacer en un día, una semana o un mes.
  2. Información: de qué manera puedo acceder más rápido a la información que me interesa.
  3. Automatización: si puedo hacer algo igual o mejor y en menos tiempo, vamos a probarlo siempre.
  4. Distracciones: en qué demonios he perdido mi tiempo y cómo puedo evitarlo para el futuro.

Mis 10 herramientas preferidas de gestión del tiempo

De entre todas las herramientas que utilizo en mi día a día para para hacer una gestión más eficiente de mi tiempo, he hecho una lista de grandes éxitos y lo he metido en la coctelera con algunas que me han recomendado mis compañeros y algún invitado extra.

Muchas de ellas no son grandes herramientas con mil funcionalidades. E incluso algunas te van a parecer un poco simples o tontas… pero a mi me van de lujo para mejorar mi gestión del tiempo.

Además las he dividido en 4 bloques para seguir con los puntos que comentábamos antes, según el aspecto que más mejoran desde mi punto de vista:

Para organizarme más

Google Calendar

gestion de tiempo con Google Calendar

El básico entre los básicos para mejorar tu productividad. Si tienes mil cosas en la cabeza y necesitas organizar tus momentos clave, el calendario de Google va a ser tu nuevo amigo.

En Ensalza tenemos varios calendarios activos (del equipo de marketing, de entregas de proyectos web, etc) y luego yo tengo mi calendario personal. Desde la aplicación puedo compartir los eventos con otros compañeros, asignarles colores a los calendarios y mejorar mi organización en general.

¿Qué me gusta de Google Calendar?

  • Poder crear y compartir calendarios (o eventos individuales)
  • Sincronizarlo con el móvil
  • Programar alertas (con alarmas o e-mails)

Luego tiene muchísimas más configuraciones; e incluso existen muchas extensiones para Chrome que amplían su funcionamiento, pero yo me quedo con lo básico: un calendario donde apuntar mis citas clave.

Un calendario de papel

Sí, has leído bien. Pleno 2017, un personajillo 100% digital, escribiendo en un blog de marketing online… ¡y me pongo a hablarte del papel!

Lo confieso: para ciertas tareas me gusta escribir, pintar, borrar y subrayar en colores. Y en mi mesa siempre tengo a mano una cuadrícula con semanas. Me resulta más rápido y me ayuda a mejorar mi gestión del tiempo cómodamente.

Es un simple calendario que encontré un día por Pinterest y adapté a mis necesidades (sábados y domingos más pequeños y fuera las referencias del mes). Desde entonces, me imprimo 1 hoja al mes y voy marcando mis días temáticos y entregas más importantes.

gestion del tiempo: calendario de tareas

Sí, uso un calendario en papel para mejorar mi gestión del tiempo

Te dejo el PDF por si lo quieres descargar tú también (no te preocupes, que no le diré a nadie que aún usas cosas en papel).

Todoist

Voy a confesarte algo: la primera versión de este post, allá por junio de 2017, no incluía nada de Todoist; pero de un tiempo a esta parte se ha convertido en el centro de mi productividad.

La culpa de todo la tiene Víctor Campuzano. Primero por un tuit en el que me recomendó usarlo, después por una masterclass que dio para manejar Todoist como un profesional y que terminó cristalizando en su curso sobre gestión del tiempo: hackea tu productividad personal. Pero de esto te hablo al final del post.

De manera resumida, Todoist es un completo gestor de tareas, con versión web y aplicaciones para móviles y tablets. Tiene versión gratuita y de pago. Yo empecé probando la de pago y al final me quedé con ella viendo que me gustaba mucho lo que aportaba y era un coste asumible (32€/año)

¿Qué me gusta de Todoist?

  • El manejo es rápido y no me quita tiempo en el día a día. Además, la curva de aprendizaje básica también fue muy rápida. Tiene muchos atajos de teclado para hacerlo todo más rápido.
  • Puedo organizar las tareas en proyectos y subproyectos. Y además puedes dividirlas en tareas más pequeñas.
  • Las tareas pueden tener fecha y hora, prioridad o avisos asociados. O, simplemente, acumularse en proyectos para luego poder calendarizarlas.
  • Sincronización con Google Calendar (todavía no lo uso mucho) y con el e-mail. Esto último me viene genial: poder enviarme un mail con un tarea (todoist asocia un buzón de email a tu bandeja de tareas) en cualquier momento me libera la mente. Además, le he dado esa dirección de e-mail al resto del equipo y pueden enviarme una tarea directamente al sistema, que yo procesaré u pondré el día que me cuadre mejor.
  • Los filtros, que te permiten asociar tareas bajo ciertas condiciones y guardarlos como “favoritos”. Esto me resulta muy potente, ya que consigo poner el foco en lo que tengo que hacer en ese momento. Filtros que tengo ahora mismo activos:
    • Tareas de Ensalza hoy
    • Tareas de Ensalza mañana
    • Tareas personales para hoy
    • Tareas de Ensalza 7 días: esta lista viene genial para cuando hago la planificación semanal.

Creo que tengo que escribir un post en exclusiva para Todoist, para contártelo todo mejor. Como te decía, ahora es el centro de toda mi gestión de tareas. Hasta el punto de que cualquier cosa que tengo que hacer (a excepción de eventos y temas sociales, que los suelo mantener en Google Calendar), pasan sí o sí por la app.

Todoist ha conseguido liberar mi cabeza y dejar de pensar en qué tengo que hacer para, simplemente, hacerlo.

Para acceder más rápido a la información

One Tab

Optimiza tu tiempo con OneTab

¿Cuántas veces has empezado a acumular pestañas en tu navegador web hasta que su tamaño es ínfimo? A mi me pasa muchas veces cuando estoy buscando referencias, haciendo un análisis de mercado o comparando hoteles para las vacaciones, por ejemplo.

Cuando llegas a ese límite de pestañas, todo empieza a ser más lento: tardo una eternidad en encontrar la pestaña donde estaba la info, y el ordenador tarda una eternidad en moverse entre las pestañas.

OneTab te permite guardar todas las pestañas activas de Chrome en una lista de enlaces

Para esto nace OneTab, una extensión de Google Chrome que permite guardar con un solo click todas las pestañas activas en una lista de enlaces. Además, te permite convertir esa lista en una página web para después compartirla con amigos o compañeros.

Feedly

Feedly: gestión del tiempo eficiente

Si eres lector de blogs y no conoces Feedly, ya estás tardando en registrarte.

Saltar de blog en blog buscando nuevo contenido o esperar a recibir newsletter que te llegan en mal momento no mola. Es un rollo y un poco pérdida de tiempo. Para solucionar esto tienes Feedly: te registras y empiezas a acumular los feeds (RSS). Puedes organizarlos por categorías, marcar lo que ya has leído y consultarlo todo cómodamente.

Básicamente es un lector de RSS, la evolución de Google Reader para consultar tus blogs favoritos y enterarte de las novedades de un vistazo..

Además, tiene un puntito social porque puedes añadir tu propio blog a la plataforma y generar enlaces para facilitar la tarea a tus lectores.

Haz click aquí y sigue las novedades de Ensalza en Feedly

Google Keep

gestion-del-tiempo-google-keep

Si solo tuviera que quedarme con una herramienta de la lista (además del calendario en papel), sería con esta.

Descubrí Google Keep hace un año más o menos, cuando mi compañero David me dijo que la estaba probando y tenía buena pinta. Le miré con recelo, la instalé… y ya no he vuelto a dejar de usarla.

Google Keep es un gestor de notas y listas de tareas. La parte de tareas la cubro con Todoist, pero para la parte de notas este me resulta comodísimo y muy útil cuando trabajas en varios dispositivos (y más aún cuando mezclas iOS con Windows…).

Google Keep me resulta muy útil para guardar una URL desde el móvil y leer el artículo en el PC

Yo tengo la extensión en Google Chrome y la aplicación instalada en el Iphone y el Ipad. Casi el 80% de las veces que lo uso es para guardarme una url (un link que he visto en Twitter, un artículo que me ha resultado interesante o una referencia que necesito consultar luego). Lo meto en su categoría y después lo consulto desde el dispositivo que me convenga.

Además, puedes meter notas de voz, listas (muy útil para la lista de la compra), dibujos simples y notas con vídeos o imágenes.

El único problema es que acumulo artículos interesantísimos a más ritmo del que puedo leer, pero eso ya es más problema mío que de la app.

Para trabajar mejor y en menos tiempo

En este grupo podría plancharte de arriba a abajo el articulazo de mi compi Yanira con 9 herramientas para diseñar sin ser diseñador, pero se me hacía feo robarle el post y no ponerte nada nuevo. Así que he buscado alguna de esas herramientas que utilizo para hacer algunas tareas mejor y en menos tiempo.

Prezi

Mejor gestión del tiempo y productividad con Prezi

Si tuviera que resumirlo muy mucho… Prezi sería como una presentación en Power Point que viene del futuro.

Es de las pocas herramientas de pago que hay en la lista, pero es que merece la pena echarle un ojo (además, puedes probarla gratis).

Prezi te permite hacer presentaciones en un formato muchísimo más dinámico y potente sin tener que hacer florituras o ser un diseñador experto.

Prezi es un Power Point que viene del futuro

Además, tiene herramientas muy interesantes para modificar la presentación según el público al que te dirijas e incluso hacer el seguimiento de cómo responden los usuarios a tu contenido: dónde hacen más clics, quién ve tus presentaciones o qué despierta más interés en tus usuarios.

Atajos de teclado

Venga, otra tontucada como la del calendario en papel: los atajos de teclado.

Te puede parece una tontería, pero hay herramientas que usamos a diario en las que perdemos muchísimo tiempo porque no conocemos los atajos de teclado. Todos conocemos el Ctrl+C / Ctrl+V, pero casi todos los programas tienen una lista bien grande de atajos que pueden venirte bien para mejorar tu gestión del tiempo.

Igual son unos segundos… pero sumando sumando… igual hoy te ganas 10 minutillos para ti.

¡Ah! y si ya te quieres convertir en un PRO de los atajos de teclado, hay aplicaciones que te permiten crear textos predefinidos que “disparas” con un atajo de teclado. Esto puede ser muy útil cuando escribes muchos e-mail y tienes respuestas muy similares que te toca escribir a mano cada día.

Para no procrastinar ni perder el tiempo

Cuando estás empezando a plantearte cómo mejorar tu gestión del tiempo, lo primero que tienes que hacer es descubrir en qué lo estás perdiendo. Y estas dos aplicaciones te pueden ayudar.

Antes de mejorar tu productividad tienes que descubrir en qué pierdes tu tiempo #procrastinar Clic para tuitear

RescueTime

¿en qué pierdes tu tiempo? RescueTime responde

Si al final del día o de la semana te preguntas ¿en qué **** se me han ido las horas de la semana?, RescueTime será tu aplicación de gestión de tiempo preferida. (Ojo que hemos colao’ un enlace de afiliado, ¡a las claras!)

Esta aplicación puedes instalarla en tu ordenador, navegador o dispositivo móvil. Una vez instalada (lo ideal es hacerlo en todos los dispositivos que uses al cabo del día), la aplicación se encargará de monitorizar en qué inviertes tu tiempo al cabo del día. Se va a encargar de ver cuánto tiempo pasas en redes sociales, qué webs has visitado o cuántas veces has consultado tu teléfono.

RescueTime te permite descubrir en qué narices perdiste la semana #procrastinar Clic para tuitear

Las categorías de qué cosas son productivas o improductivas las puedes editar (las redes sociales pueden ser improductivas salvo que seas un Community Manager, por ejemplo).

Si eres un fanático de la privacidad, es posible que la herramienta te agobie un poco, pero al final de la semana podrás consultar los informes que te genera y descubrir cuál es tu mejor día de la semana, en qué horario eres más productivo o cuáles son tus ladrones de tiempo diario.

Tengo que reconocer que descubrí RescueTime hace unos días y aún no he podido usarla, pero no creo que tarde en registrarme en su web.

En esta misma línea, lo que sí he empezado a utilizar es la herramienta que Apple ha incluido para los iPhone desde la versión de iOS 12. Desde los ajustes puedes controlar cuánto tiempo has dedicado a las redes sociales y al uso de todas las aplicaciones, marcar límites de uso e incluso bloquearte a ti mismo el uso de ciertas aplicaciones.

Self Control

Gestión de tiempo productivo con SelfControl

Esta extensión para Mac me la recomendó Alicia Agulló (@agullo_alicia) por twitter hace unas semanas.

Self Control te ayuda en tu gestión del tiempo

Es una aplicación gratuita que permite auto-bloquearte el acceso a ciertas páginas web, redes sociales, programas de correo o cualquier cosa que te distraiga en internet.

Simplemente tienes que ponerle el tiempo que quieres “aislarte”, la lista de sitios que quieres bloquear y listo.

Si estás convencido de que quieres gestionar mejor el tiempo y te está costando, puedes empezar por aquí. ¡Ojo!, que el bloqueo es total hasta que acabas el tiempo, incluso si apagas el ordenador o eliminas la aplicación. No hay vuelta atrás con la productividad.

Mi nuevo método de gestión del tiempo

Hace unas semanas decidí alterar algunas de mis rutinas diarias para intentar mejorar mi productividad. Además de empezar a utilizar de manera más intensiva las herramientas que te he contado por aquí, he intentado mejorar mi gestión del tiempo con estos 5 cambios:

  1. Fuera pantallas: media hora antes de dormir y la primera media hora del día, me alejo de pantallas. nada de móvil, tablet, whatsapp o tele. Por la noche me sirve para aprovechar y leer un rato; por la mañana, para no hacer el bobo y conseguir llegar a tiempo al trabajo.
  2. Mi tarea diaria:  para sentir que mi día ha servido para algo, la tarde anterior me marco una tarea que sí o sí tengo que terminar.
  3. Días temáticos: cuando estoy con varios proyectos abiertos, para no ir saltando de tarea en tarea me marco días temáticos en los que afrontaré varias tareas del mismo proyecto. Así consigo centrarme la mayor parte del día en la lógica del proyecto y avanzo mucho más.
  4. Contabilizar el tiempo: esto lo hago a mano ahora mismo. Durante el día, voy apuntando en la mesa (porque #ensalzamola y tenemos mesas de cristal jajaja) a qué dedico el tiempo (proyecto y duración). Al final del día, lo registro en un pequeño programa que desarrollamos en la agencia.
  5. Sin correo hasta las 10 de la mañana: esta me está costando seguirla a rajatabla, pero cuando lo consigo es una maravilla. Simplemente es quitarme el acto instintivo de abrir el correo según enciendo el ordenador. Así, las prioridades en las tareas las marco yo y no las prisas de un cliente. Por muy importante que sea una incidencia, puede esperar hasta las 10.

Los 5 cambios de @salonsoweb para mejorar su productividad Clic para tuitear

De momento, el experimento está yendo bastante bien y tengo la sensación de que mis días son más productivos y me cunde más el tiempo.

El mejor curso que conozco para mejorar la productividad

Como te decía antes, parte de la culpa de todo la tiene Víctor Campuzano y su Masterclass de Todoist. Hasta ese momento, había intentado mejorar mi organización con bastante poco éxito.

Sabía que tenía un poco caos con mis tareas, pero las metodologías como Bullet Journal, GDT y similares se me hacían demasiado cuesta arriba. Me resultaban demasiado “burocráticas”. Muchas normas que aprender antes de empezar a mejorar. Y, como me conozco, sabía que me iba a aburrir pronto y no lo iba a llevar a cabo bien.

En esa Masterclass me alegró descubrir que a Víctor le había pasado exactamente lo mismo, aunque él supo plasmarlo mucho mejor:

Necesitaba definir mi propia metodología de productividad para realmente gestionar mejor mi tiempo. Es lo que @vicampuzano bautizó como #Tasktitución Clic para tuitear

Si te apetece echarle un vistazo al curso, me parece que merece muchísimo la pena. Ojo que lleva enlace de afiliado, sí, pero después de todo lo que he leído, me parece un curso coj*** y el señor Campuzano es muy majo, ¡qué narices!

Puedes ver el curso de Víctor Campuzano: hackea tu productividad personal aquí.

Venga, ahora te toca a ti: ¿qué herramientas utilizas a diario para mejorar tu gestión del tiempo? ¿cómo consigues organizarte para ser más productivo?

¡Déjame tu comentario y hablamos!

¡Hola! Soy Santy y por aquí seguramente me veáis hablando de desarrollo web, Google Ads, emprendedores y productividad, principalmente. Hasta 2018 estuve trabajando en el área de analítica y desarrollo de Ensalza, por eso verás algunos artículos míos por el blog. Ahora puedes localizarme en Twitter 😉.

Soy zurdo, (muy) cabezota, omnívoro, ingenier-[o/ucho/ito] informático y marketero,así de raro.

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