No pierdas el tiempo: 4 normas básicas para tener reuniones eficaces

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Cómo conseguir que todas nuestras reuniones sean reuniones eficaces:

Vamos a empezar fuerte la semana. Hagamos un ejercicio de introspección (mirarnos el ombligo, básicamente) respondiendo a unas sencillas preguntas. De las reuniones que has tenido en las últimas 2 semanas:

  • ¿En cuántas te has sentido completamente innecesario y no has aportado nada?
  • ¿En cuántas de ellas has pensado que había mucha gente en la reunión que no aportaba nada?
  • ¿Cuántas de ellas han acabado sin una conclusión clara para todos y una lista de tareas que realizar?

Si la respuesta a todas las preguntas es «ninguna», felicidades. Deja de leerme, no sé por qué te llamó la atención el titular de este artículo. Erres una máquina de hacer reuniones eficaces.

Si, como es mi caso, te has sentido identificado con alguna de las preguntas, debemos ponerle una solución.

Debes preguntarte: ¿Cuánto tiempo pierdo a la semana en reuniones sin sentido?

Para intentar solucionarlo, en la agencia hemos tomado prestada una pequeña lista de 4 normas básicas para hacer que las reuniones que tenemos cada semana (con clientes, con proveedores, reuniones internas o con nosotros mismos) sean realmente útiles:

  1. Un tomador de decisiones: cada reunión debe tener claramente identificada a la persona que tomará decisiones o conclusiones al terminar la reunión. Si no hay nadie que tome decisiones – o no hay decisiones que tomar – la reunión no debería celebrarse.
  2. Número de asistentes: nunca deberían asistir más de 10 personas a una reunión. De lo contrario, resultará muy difícil extraer conclusiones claras.
  3. Asistentes útiles: todo asistente deberá aportar algo a la reunión. Si no, no debería estar allí.
  4. Toma de decisiones: nunca, nunca, nunca, una decisión debe esperar a que se haga una reunión. Si la reunión es vital para que se tome la decisión, debe programarse con carácter inmediato.

En algunas empresas estas 4 normas, que parecen de sentido común, se difuminan y las reuniones crecen como setas en las agendas de todos los empleados.

Y cuanto más grande es la empresa, más extendido está ésto. La muestra está en que estas 4 normas no son invento nuestro: pertenecen a un boletín interno de Google a sus empleados, en el que Larry Page establecía este protocolo de trabajo dentro de la compañía cuando volvió a ponerse al frente de Google en 2012.

Hace ya años de ésto, pero lo que intentaban solucionar en Google es un problema en muchas empresas aún a día de hoy. Nosotros nos lo hemos planteado como propósito y mantenerlo en el tiempo.

¿Qué otras pequeñas cosas hacéis vosotros para mejorar vuestra productividad semanal?

Fuente (en inglés): ver fuente

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2 comentarios en “No pierdas el tiempo: 4 normas básicas para tener reuniones eficaces”

  1. Buenas tardes,
    Muchas gracias por el artículo. Muy amenudo, vemos que las empresas subestiman el coste que puede suponer unas reuniones inútiles, de allí, pensarlas mejor.
    También hemos visto que ayuda organizar estas reuniones en un entorno productivo, cómo en salas fuera de las instalaciones. Os animo a descubrir nuestro portal para encontrar las mejores salas de reuniones por toda España. Saludos!

  2. Totalmente de acuerdo, las reuniones si no se planifican suelen provocar perdidas de tiempo, por lo que debemos adelantarnos a este problema y planificar los posibles imprevistos.
    Cada vez las empresas utilizan más espacios y salas de reuniones, fuera de las instalaciones de la empresa. Si quereis buscar salas de reuniones en hoteles y centro de negocios de toda España, podeis visitar el siguiente link.
    Saludos,

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