Productividad laboral: «No me llames. No puedo atenderte. Estoy trabajando en tu proyecto».

Lo sé. Soy consciente de que el título de este artículo es duro. E incluso molesto. Y quizá en las próximas horas/días reciba algún tirón de orejas de un cliente descontento por esto.

No me llames por telefono 800x320 2 jpg

Pero también sé que alguno de los clientes que me lean sabrán que lo digo a menudo cuando me llaman: si me paso el día atendiendo el teléfono, me resulta imposible terminar aquello para lo que me llamas. Y por lo tanto, la productividad laboral cae en picado. Como diría Sheldon Cooper: «No lo digo yo, ¡lo dice la física!».

No digo que sea un ser antisocial que no quiera nunca hablar por teléfono (bueno, hay días que sí estoy así, pero suele ser por falta de sueño y/o cafeína en mi cuerpo); pero no es necesario llamar para cada incidencia o movimiento de un proyecto.

Para cosas así, el e-mail es una herramienta infinitamente útil. Al menos para mí. Yo trabajo con dos monitores a la vez. Y en uno de ellos, el que reviso de reojo, siempre está abierto mi programa de correo electrónico. Así, mi productividad laboral se dispara.

¿Por qué? Es sencillo. Cuando trabajo pongo todas las neuronas necesarias centradas en un objetivo. Sin embargo, entre llamada y llamada, mi cerebro necesita de un tiempo para:

  1. Salirse de su tarea actual y centrarse en el interlocutor de la llamada
  2. Salirse del objeto de la llamada y volver a la tarea actual

Además, la mayoría de las veces según cuelgo paso a escribir lo que me han contado porque no me puedo poner a ello de forma inmediata dejando la otra tarea colgada a medias. Y nueva pérdida de atención. Puede parecer una tontería, pero en según qué proyectos, perder el foco de atención con una llamada de 2 minutos supone invertir cerca de 30 minutos en volver a situarte. Cuatro llamadas así en un día y tu jornada ha pasado de 8 a 6 horas.

¿El e-mail es entonces la solución ideal? Pues tampoco. Es una herramienta más útil por mezclar rapidez con un sistema asíncrono (la reacción no tiene por qué ser en el mismo momento de la acción); pero es una herramienta al fin y al cabo, y su utilidad dependerá de cómo (y de quién) la utilicen.

¿Y a qué c****** viene este molesto artículo? Pues a nada, simplemente leí ayer un hilarante artículo sobre esta paradoja email-llamadas y me animé a transmitir estos sentimientos.

El artículo original está en inglés, que siempre tiene más matices (siempre quise decir ésto). Pero si alguno quiere leerlo en versión cervantina, os dejo mi traducción. Merece la pena leerlo sólo por el auto-respondedor final.


 

El problema del correo electrónico

Muchas veces en el trabajo recibo emails de este estilo:

Asunto: Dónde está el borrador que ibas a enviarme
Cuerpo del e-mail: (vacío)”

y éste:

Asunto: ¿Puedes enviarme eso de nuevo? No lo encuentro desde la última vez.
Cuerpo del e-mail: Gracias”

Y finalmente, éste:

Asunto: No te olvides
Cuerpo del e-mail: (vacío)”

Y todo esto, en solo una hora…

Hay otros clientes que escriben correos de este estilo:

Asunto: info
Cuerpo del e-mail: Hola, qué tal? Oye, llevo de viaje los últimos 2 meses, perdona por la espera… ¿en qué punto estamos? ¿Podemos tener algo…?”

¿Por qué ocurre esto?

productividad laboral

El correo electrónico comenzó siendo un sustituto del correo tradicional, que resultaba ser un sistema de comunicación lento, pasivo y poco interactivo. Ahora, el e-mail se considera algo instantáneo.

¿Os acordáis cuando en los programas de gestión de e-mail marcábamos la casilla de “consultar correos nuevos cada 60 minutos”? ¡Ahora, prácticamente consulta el buzón cada segundo! Así que a medida que más y más dispositivos nos permiten estar atentos de estas cosas, la gente ha empezado a considerar el e-mail prácticamente como una herramienta de mensajería instantánea.

¿Qué podemos hacer para mejorar la productividad laboral?

Hemos entrado en una paradoja con el e-mail. Cuanto más largo es un e-mail (o un conjunto de e-mails), más pensamos que una conversación podría haber solucionado el asunto antes. Cuantas más conversaciones tenemos, lo que más deseamos es solucionarlo todo por e-mail. Es lo que conocemos con “El puto ciclo (del tiempo)”.

productividad laboral

Definitivamente hay que mantener un difícil equilibrio entre ambos. El problema actualmente está en nuestra capacidad para estar siempre conectados. Quizá, deberíamos esperar un poco más de tiempo, dejar de utilizar tantas formas de comunicación y empezar a preocuparnos en lo que comunicamos.

productividad laboral

Si quieres sacar algo en claro de esta conversación, debes establecer claramente los límites y las expectativas que cada uno tendrá. De todos modos, y si por mí fuera, pondría un auto-respondedor a mi correo electrónico que dijera algo como:

“Hola. Estoy trabajando en cosas, probablemente para ti, en este momento. Te responderé a este e-mail tan pronto me sea posible. Recuerda que cuanto más tiempo yo esté trabajando más probable será que recibas lo que me estás pidiendo en este correo”


PD: mientras escribía este e-mail ha sonado el teléfono 3 veces pero sólo he recibido un e-mail.

Si quieres ver el artículo original, en inglés: The problem with e-mail

Y las infografías son de systemcomic.com: The cycle of time suck y the system 156

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2 comentarios en “Productividad laboral: «No me llames. No puedo atenderte. Estoy trabajando en tu proyecto».”

  1. Es un tema sobre el que pronto quiero escribir algo. Suelo ser anti-teléfono porque me distrae muchísimo, y en el mundo del autónomo eso es perder muchísimo dinero. Pero además el sonido es un canal muy poco eficiente porque no puedes mostrar gráficos, ni avances, ni enlaces de ningún tipo, de modo que tras cada llamada acabas redactando el email que querías evitar. Esa llamada, además, quita tiempo a emisor y receptor, mientras que el email permite gestionarlo según vayas teniendo huecos 🙂

    • No puedo estar más de acuerdo contigo, Marcos. Esos tiempos de desconcentración / concentración antes y después de la llamada son odiosos para mi y no tienen ningún sentido en el 99,99% de los casos.

      Para el que nos lea, el caso con Marcos es el más evidente. Llevamos en Ensalza más de 2 años trabajando con mucho éxito con él y cuento con los dedos de una mano (y creo que me sobran) las veces que hemos tenido que hablar por teléfono para algún asunto laboral. Vale que Marcos pone mucho de su parte, ¡pero leche! que aquí se trata de que todos seamos productivos.

      Un saludo Marcos, y gracias por comentar!

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