Cómo usar CC y CCO correctamente cuando envías un correo electrónico

Hoy vengo a quejarme del e-mail. Quejarme de lo mal que lo usamos y de cómo 2 palabritas que muchos ignoran (usar CC y CCo bien) nos pueden ahorrar tiempo (y dinero) con el correo electrónico.

Como usar CC y CCO 800x320 2 jpg

Tengo la ligera sensación de que cada vez que hablo de productividad en este blog, es para quejarme. Y de que, además, siempre me quejo en verano. Otros años me quejé (con poca delicadeza) sobre cuánto odio el teléfono móvil mientras trabajo o lo estúpidas que me parecen las reuniones innecesarias. Así que esta vez le toca el turno al e-mail. Será el calor o que tengo más tiempo para reflexionar por las tardes

El e-mail te puede costar 360.000€ anuales

El otro día leí un artículo en el número de septiembre de la revista Emprendedores que me hizo reflexionar. Hablaba acerca de un estudio sobre eficiencia laboral elaborado por el profesor Thomas Jackson.

Según el análisis realizado, el simple hecho de abrir y cerrar e-mails se come el 25% de los gastos laborales de algunas empresas. Esto, para una empresa de 50 empleados puede suponer un coste aproximado de 360.000€ anuales. Y tirar a la basura más de 6 días de trabajo al año. Una auténtica brutalidad.

El dato me hizo ir de cabeza al gestor de tareas que utilizamos en la agencia. Quería comprobar cuánto tiempo había dedicado en las últimas semanas a leer/escribir e-mails.

Gasto entre un 10 y un 13% de mi tiempo con el e-mail

Sí, como habrás supuesto lo que vi en el gestor de tareas también me sorprendió y terminé escribiendo este artículo. Solo en agosto había registrado 13 horas dedicadas al e-mail, ¡casi un 10% de mi jornada!

Consulté julio, ya por masoquismo, y el tiempo se disparaba a más de 15 horas. Teniendo en cuenta que:

  1. Algunos días estuve de viaje.
  2. Entre vacaciones y jornadas intensivas, hablamos de los meses de «más tranquilidad» del año en España.

La cifra me pareció una locura. De hecho, lo quise dejar ahí y no consulté otros meses de más actividad para no llevarme un susto.

Si a esas horas le sumamos el tiempo de reuniones, presupuestos o llamadas de teléfono, el tiempo real de trabajo se reduce drásticamente. Hay que optimizar el tiempo y buscar soluciones.

¡Ojo! No estoy diciendo que fuera tiempo perdido, pero sí poco optimizado. Muchos de los e-mails que atendemos en mitad de otra tarea los podríamos leer al final del día o en otro momento menos crítico. Los atendemos con prioridad cuando solo son informativos, en muchos casos.

Pero, ¿hay alguna manera de solucionarlo? Mi respuesta corta es

CC y CCo, los campos mágicos del correo electrónico

Después de varios párrafos contándote mis aventuras y desventuras vuelvo a centrarme en lo importante del artículo: cómo usar los campos CC y CCo del e-mail de manera correcta.

Supongo que a estas alturas tendrás claro qué son estos campos, pero os lo aclaro por si acaso. Los campos CC (Con Copia) y CCo (Con Copia Oculta) son, junto al remitente, destinatario y asunto, los principales campos que forman la cabecera de un e-mail.

Han llegado los campos CC y CCo… ¡tus nuevos amigos!

Mucha gente desconoce para qué sirven estos dos campos. Y otros (entre los que me incluyo) no los utilizamos siempre correctamente aunque conozcamos su utilidad.

¿Cuál es la diferencia entre CC y CCo?

En esencia, destinatario, CC y CCo tienen un funcionamiento similar: indican direcciones de e-mail a las que llegará nuestro correo electrónico. Pero los 3 casos tienen matices diferentes:

  • Destinatario (Para): el destinatario (o destinatarios) son las personas principales a quien va dirigido un e-mail. Son aquellos de los que esperas una respuesta o algún tipo de acción (confirmar una reunión, enviar un documento, etc)
  • Con copia (CC): el campo con copia debe reservarse para aquellos destinatarios a los que solo queremos informar del contenido del e-mail, pero no resulta vital su intervención (el director del departamento, el responsable de la cuenta, etc). Se entiende, por tanto, que estos e-mails tienen menos prioridad que los otros y que pueden ser «digeridos en diferido» y no de manera inmediata.
  • Con copia oculta (CCo): el campo con copia oculta es muy parecido al anterior, con el matiz de que los usuarios que aparecen aquí son invisibles al resto de destinatarios. Para mi, este tipo de e-mails tienen aún menos prioridad y se debería usar a modo de registro, informativo o simplemente «cotilleo». También lo usan muchos descerebrados cuando envían spam de manera no autorizada. Colocan decenas de direcciones en CCo. O sin ello, que es aún peor para nuestra privacidad.

¿Cómo podemos aprovechar los campos CC y CCo?

Algunos (la mayoría) de clientes de correo permiten el uso de filtros avanzados sobre la bandeja de entrada de e-mail. Si todos usáramos bien estos 3 campos y lo juntáramos al uso moderado del campo de «alta prioridad/baja prioridad», podríamos mejorar la productividad enormemente:

  • Los correos en los que voy como destinatario directo, en una bandeja que consultaré y contestaré varias veces al día. Y aquellos que vengan con prioridad alta, destacados con una etiqueta.
  • Los correos en los que voy en CC o CCo, agrupados en otra bandeja para despejar la principal y poder consultarlos de manera agrupada al final de la jornada, por ejemplo.
Cuando todo es urgente dejo de saber qué es urgente #productividad #porfavor Clic para tuitear

Yo me lo he propuesto como objetivo del nuevo curso. De momento, el objetivo es predicar con el ejemplo y usar bien siempre los campos CC y CCo de mis e-mails. Ya dejamos para otro día lo irritante que me resulta que todos los e-mails de un remitente vengan siempre con prioridad alta y acuse de recibo. Tengo una teoría: cuando todo es urgente dejo de saber qué es urgente.

Y tú, ¿tienes detectado alguna tarea que te hacía perder tiempo (y dinero) en tu día a día? Déjanos tu comentario aquí abajo. Igual hasta el agosto que viene no me doy cuenta yo y me estás ahorrando un año de sufrimiento 😉

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16 comentarios en “Cómo usar CC y CCO correctamente cuando envías un correo electrónico”

  1. Santy,

    Mi jefe acaba de decirme que le llega primero al que se dirige precisamente el correo, pero como leí en tu articulo, es cuestión de prioridades, si me lo ponía así lo entendía mejor a que eso de que le "llega primero al que se dirige el correo", gracias por la explicación.

    Responder
    • Hola Rebeca!

      Me alegro que te haya gustado el post y te haya resultado útil. Sobre lo de "llegar primero" la verdad que es la primera vez que lo escucho, jejeje.

      Responder
  2. quisiera saber porque cuando quiero enviar un correo desde una revista y clikeo en la direccion me sale un cuadro desde donde tengo que mandar el mensaje ,cuando lleno "para" "asunto" y "cc" despues redacto el mensaje y luego clikeo en enviar, siempre me lo rechaza

    Responder
    • Hola Miguel,
      CCO, como comentamos en el artículo, significa con copia oculta. Al utilizar este campo, lo que haces es que ocultas los destinatarios que has incluido en CCO, a los demás destinatarios del correo. Lo suelen utilizar mucho para hacer (odioso) spam por ejemplo o envíos masivos de mailing, para que en un mismo envío a muchos destinatarios, solamente se muestre uno de ellos (al que va dirigido el correo) y mantener así la privacidad de los demás destinatarios. Espero haber resuelto tu duda. ¡Muchas gracias por leernos!

      Responder
  3. Hola, quiero aplicar un filtro en mi correo de gmail para que me etiquete automáticamente un correo recibido donde vaya en cc o cco y no me aparezca en recibidos, pero sí en esa carpeta/etiqueta, pero no consigo que funcione a la hora de crear filtros. Consigo poner en el "Para" -co:xxxx@gmail.com que es mi correo, pero me manda a la etiqueta tanto los que voy en copia como los que van en para. ¿Alguna idea?

    Gracias.

    Responder
    • Hola Ángel, se me ocurre que cuando crees el filtro en el campo Para, lo dejes vacío y en el campo Contiene caracteres, introduces el siguiente parámetro de búsqueda cc:correoelectronico.

      Con esto el filtro debería encontrar los correos en los cuales dicha dirección se encuentra en copia. ¡A ver si te funciona!
      Saludos,

      Responder
  4. Buenas tardes, no sé si es rizar mucho el rizo, pero ¿existe alguna manera de que a la hora de etiquetar cualquier correo que reciba a la bandeja de entrada automáticamente se reenvíe a una dirección que decida?
    Actualmente en Gmail no tengo la opción de reenviar más de un correo a una dirección y no me sirven las extensiones porque por temas de administrador del correo no lo permite.
    Muchas gracias.

    Responder
    • Hola Ángel, hasta donde yo sé, en Gmail puedes hacerlo utilizando filtros para reenviar un determinado tipo de e-mails a una dirección de correo o varias.
      ¿Cómo crear filtros con reglas?

      1. En el cuadro de búsqueda de arriba del todo, haz clic en la flecha hacia abajo.
      2. Escribe los criterios de la búsqueda que quieras guardar.
      3. En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro y elige lo que quieres que haga el filtro (en este caso reenviar mensajes).
      Recuerda que aunque crees filtros, solo afectará a los correos nuevos y ojo con las respuestas, solo se filtrarán si cumplen los mismo criterios que has marcado en la configuración de los filtros. Si necesitas más información, puedes encontrarla en el centro de asistencia de Gmail. ¡Espero haberte ayudado!

      Muchas gracias por pasarte por el blog a comentar. ¡Un abrazo!

      Responder
      • Hola Beatriz, primero agradecerte tu siempre rápida y clara respuesta, con los filtros de cc me ayudaste un montón.
        El problema que tengo es que no puedo poner un criterio de filtro en la primera pantalla, porque lo que quiero es que de la bandeja de entrada, sea cual sea el correo existente, pueda seleccionar, 20 por ejemplo, etiquetarlos en "reenviados a otro buzón", también como ejemplo y que automáticamente al etiquetarlos ahí se reenvíen a un correo definido por mí. Y según lo que me explicas, en punto 2, tengo que definir un criterio de búsqueda, y no es eso exactamente lo que pretendo.
        Sé que hay extensiones en Gmail que te permiten reenviar correos múltiples, pero no los puedo instalar por restricciones de Administrador.
        Muchas gracias….

        Responder

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