Hoy vengo a quejarme del e-mail. Quejarme de lo mal que lo usamos y de cómo 2 palabritas que muchos ignoran (usar CC y CCo bien) nos pueden ahorrar tiempo (y dinero) con el correo electrónico.

Tengo la ligera sensación de que cada vez que hablo de productividad en este blog, es para quejarme. Y de que, además, siempre me quejo en verano. Otros años me quejé (con poca delicadeza) sobre cuánto odio el teléfono móvil mientras trabajo o lo estúpidas que me parecen las reuniones innecesarias. Así que esta vez le toca el turno al e-mail. Será el calor o que tengo más tiempo para reflexionar por las tardes

El e-mail te puede costar 360.000€ anuales

El otro día leí un artículo en el número de septiembre de la revista Emprendedores que me hizo reflexionar. Hablaba acerca de un estudio sobre eficiencia laboral elaborado por el profesor Thomas Jackson.

Según el análisis realizado, el simple hecho de abrir y cerrar e-mails se come el 25% de los gastos laborales de algunas empresas. Esto, para una empresa de 50 empleados puede suponer un coste aproximado de 360.000€ anuales. Y tirar a la basura más de 6 días de trabajo al año. Una auténtica brutalidad.

El dato me hizo ir de cabeza al gestor de tareas que utilizamos en la agencia. Quería comprobar cuánto tiempo había dedicado en las últimas semanas a leer/escribir e-mails.

Gasto entre un 10 y un 13% de mi tiempo con el e-mail

Sí, como habrás supuesto lo que vi en el gestor de tareas también me sorprendió y terminé escribiendo este artículo. Solo en agosto había registrado 13 horas dedicadas al e-mail, ¡casi un 10% de mi jornada!

Consulté julio, ya por masoquismo, y el tiempo se disparaba a más de 15 horas. Teniendo en cuenta que:

  1. Algunos días estuve de viaje.
  2. Entre vacaciones y jornadas intensivas, hablamos de los meses de “más tranquilidad” del año en España.

La cifra me pareció una locura. De hecho, lo quise dejar ahí y no consulté otros meses de más actividad para no llevarme un susto.

Si a esas horas le sumamos el tiempo de reuniones, presupuestos o llamadas de teléfono, el tiempo real de trabajo se reduce drásticamente. Hay que optimizar el tiempo y buscar soluciones.

¡Ojo! No estoy diciendo que fuera tiempo perdido, pero sí poco optimizado. Muchos de los e-mails que atendemos en mitad de otra tarea los podríamos leer al final del día o en otro momento menos crítico. Los atendemos con prioridad cuando solo son informativos, en muchos casos.

Pero, ¿hay alguna manera de solucionarlo? Mi respuesta corta es

CC y CCo, los campos mágicos del correo electrónico

Después de varios párrafos contándote mis aventuras y desventuras vuelvo a centrarme en lo importante del artículo: cómo usar los campos CC y CCo del e-mail de manera correcta.

Supongo que a estas alturas tendrás claro qué son estos campos, pero os lo aclaro por si acaso. Los campos CC (Con Copia) y CCo (Con Copia Oculta) son, junto al remitente, destinatario y asunto, los principales campos que forman la cabecera de un e-mail.

Han llegado los campos CC y CCo… ¡tus nuevos amigos!

Mucha gente desconoce para qué sirven estos dos campos. Y otros (entre los que me incluyo) no los utilizamos siempre correctamente aunque conozcamos su utilidad.

¿Cuál es la diferencia entre CC y CCo?

En esencia, destinatario, CC y CCo tienen un funcionamiento similar: indican direcciones de e-mail a las que llegará nuestro correo electrónico. Pero los 3 casos tienen matices diferentes:

  • Destinatario (Para): el destinatario (o destinatarios) son las personas principales a quien va dirigido un e-mail. Son aquellos de los que esperas una respuesta o algún tipo de acción (confirmar una reunión, enviar un documento, etc)
  • Con copia (CC): el campo con copia debe reservarse para aquellos destinatarios a los que solo queremos informar del contenido del e-mail, pero no resulta vital su intervención (el director del departamento, el responsable de la cuenta, etc). Se entiende, por tanto, que estos e-mails tienen menos prioridad que los otros y que pueden ser “digeridos en diferido” y no de manera inmediata.
  • Con copia oculta (CCo): el campo con copia oculta es muy parecido al anterior, con el matiz de que los usuarios que aparecen aquí son invisibles al resto de destinatarios. Para mi, este tipo de e-mails tienen aún menos prioridad y se debería usar a modo de registro, informativo o simplemente “cotilleo”. También lo usan muchos descerebrados cuando envían spam de manera no autorizada. Colocan decenas de direcciones en CCo. O sin ello, que es aún peor para nuestra privacidad.

¿Cómo podemos aprovechar los campos CC y CCo?

Algunos (la mayoría) de clientes de correo permiten el uso de filtros avanzados sobre la bandeja de entrada de e-mail. Si todos usáramos bien estos 3 campos y lo juntáramos al uso moderado del campo de “alta prioridad/baja prioridad”, podríamos mejorar la productividad enormemente:

  • Los correos en los que voy como destinatario directo, en una bandeja que consultaré y contestaré varias veces al día. Y aquellos que vengan con prioridad alta, destacados con una etiqueta.
  • Los correos en los que voy en CC o CCo, agrupados en otra bandeja para despejar la principal y poder consultarlos de manera agrupada al final de la jornada, por ejemplo.
Cuando todo es urgente dejo de saber qué es urgente #productividad #porfavor Clic para tuitear

Yo me lo he propuesto como objetivo del nuevo curso. De momento, el objetivo es predicar con el ejemplo y usar bien siempre los campos CC y CCo de mis e-mails. Ya dejamos para otro día lo irritante que me resulta que todos los e-mails de un remitente vengan siempre con prioridad alta y acuse de recibo. Tengo una teoría: cuando todo es urgente dejo de saber qué es urgente.

Y tú, ¿tienes detectado alguna tarea que te hacía perder tiempo (y dinero) en tu día a día? Déjanos tu comentario aquí abajo. Igual hasta el agosto que viene no me doy cuenta yo y me estás ahorrando un año de sufrimiento 😉

¡Hola! Soy Santy. Analista de desarrollo y marketing online en Ensalza. Por aquí seguramente me veáis hablando de desarrollo web, Google Adwords, de emprendedores y de productividad, principalmente.

Soy zurdo, (muy) cabezota, omnívoro, ingenier-[o/ucho/ito] informático y marketero,así de raro.

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